Zgłoszenie naruszenia danych osobowych: co musisz wiedzieć

Ochrona danych osobowych to obowiązek, którego nie może bagatelizować żaden przedsiębiorca. Naruszenie bezpieczeństwa danych to nie tylko ryzyko nałożenia wysokich kar finansowych, ale także utrata zaufania klientów, kontrahentów i partnerów biznesowych. Każda organizacja, która gromadzi i przetwarza dane – niezależnie od branży czy wielkości – powinna znać procedury postępowania w sytuacji, gdy dojdzie do incydentu naruszenia danych osobowych.

ochrona danych osobowych Katowice, naruszenie danych osobowych Katowice, RODO Katowice, zgłoszenie naruszenia danych Katowice, kancelaria adwokacka Katowice RODO, adwokat RODO Katowice, prawnik ochrona danych Katowice, kancelaria Katowice ochrona danych, procedury RODO Katowice, doradztwo prawne RODO Katowice, naruszenie ochrony danych osobowych Katowice, obowiązki administratora danych Katowice, zgłoszenie do PUODO Katowice, prawnik Katowice ochrona danych osobowych, kancelaria Katowice naruszenie danych, compliance RODO Katowice, obsługa prawna RODO Katowice, kancelaria adwokacka Katowice ochrona danych, obowiązki RODO Katowice, szkolenia RODO Katowice

Czym jest naruszenie ochrony danych osobowych?

Zgodnie z RODO naruszeniem ochrony danych osobowych jest każde zdarzenie prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem ujawnienia, utraty, zniszczenia, modyfikacji bądź nieuprawnionego dostępu do danych. W praktyce naruszeniem może być zarówno zgubienie pendrive’a z bazą klientów, jak i wysłanie maila z danymi osobowymi do niewłaściwego odbiorcy, włamanie hakerskie do systemu informatycznego, a nawet nieuprawnione działania pracownika. W każdym z tych przypadków przedsiębiorca ma obowiązek podjąć odpowiednie kroki prawne i organizacyjne.

Obowiązek zgłoszenia naruszenia danych

Administrator danych osobowych, czyli podmiot decydujący o celach i sposobach przetwarzania danych, ma obowiązek zgłosić naruszenie do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w ciągu 72 godzin od jego wykrycia, chyba, że po dokonaniu analizy stwierdzi, że ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych jest małe. Termin ten jest sztywny i niedochowanie go naraża firmę na poważne sankcje – kary finansowe mogą sięgać nawet 20 milionów euro lub 4% całkowitego rocznego obrotu przedsiębiorstwa.

Samo zgłoszenie nie oznacza jeszcze, że nałożona zostanie kara. Wręcz przeciwnie – prawidłowe zgłoszenie świadczy o odpowiedzialności administratora i dbałości o przestrzeganie prawa. Zaniechanie lub opóźnienie jest znacznie bardziej ryzykowne niż poinformowanie organu nadzorczego o incydencie.

Rola podmiotu przetwarzającego – 24 godziny na reakcję

Wiele firm korzysta z zewnętrznych usług, np. księgowych, informatycznych czy partnerów biznesowych. W takich sytuacjach dane osobowe są powierzane innemu podmiotowi, który staje się tzw. podmiotem przetwarzającym. RODO nakłada na niego obowiązek niezwłocznego poinformowania administratora o każdym stwierdzonym naruszeniu.

Aby zapewnić realną możliwość zgłoszenia incydentu do UODO w terminie 72 godzin, przedsiębiorcy powinni wprowadzić do umów powierzenia przetwarzania wyraźną regulację, że podmiot przetwarzający ma obowiązek powiadomić administratora o naruszeniu najpóźniej w ciągu 24 godzin od jego wykrycia. Dzięki temu administrator zyskuje czas na zebranie informacji, ocenę ryzyka, przygotowanie dokumentacji i ewentualne poinformowanie osób, których dane dotyczą.

W przypadku, gdy administrator nie posiada wszystkich danych dotyczących naruszenia, a zbliża się koniec terminu 72 godzin należy wysłać zgłoszenie wstępne, w którym zaznacza się, kiedy zostanie ono uzupełnione.

Jakie elementy musi zawierać zgłoszenie?

Zgłoszenie naruszenia do PUODO powinno zawierać konkretne informacje, m.in.:

opis charakteru naruszenia,
kategorie i przybliżoną liczbę osób, których dane zostały naruszone,
możliwe konsekwencje zdarzenia,
środki naprawcze podjęte w celu zminimalizowania ryzyka.

Dodatkowo, jeśli incydent może powodować wysokie ryzyko dla praw lub wolności osób fizycznych, administrator musi poinformować o nim również osoby, których dane dotyczą. To nioe tylko obowiązek prawny, ale też ważny element budowania zaufania oraz dowód, że przedsiębiorstwo traktuje ochronę danych poważnie.

Podsumowanie

Naruszenia danych osobowych zdarzają się w każdej branży – od sektora usługowego po przemysł i handel. Ryzyko dotyczy zarówno dużych korporacji, jak i małych firm rodzinnych. Kluczowe jest przygotowanie odpowiednich procedur reagowania na incydenty, a także właściwe skonstruowanie umów z podmiotami przetwarzającymi dane.

Każde naruszenie danych osobowych wymaga szybkiej i zgodnej z prawem reakcji. Wdrożenie odpowiednich procedur, rzetelna dokumentacja pozwalają ograniczyć ryzyko kar i strat wizerunkowych.

Jeżeli chcesz mieć pewność, że Twoja firma prawidłowo zabezpiecza dane osobowe i jest przygotowana na ewentualne naruszenia, skontaktuj się z naszą kancelarią adwokacką. Profesjonalne doradztwo prawne to najlepszy sposób na uniknięcie błędów i zapewnienie sobie spokoju w obszarze ochrony danych osobowych.

Autor: Zofia Jachimowicz

PRAWNIK, SPECIALISTA DO SPRAW OCHRONY DANYCH

biuro@kancelaria-sandberg.pl