Władza rodzicielska – czym jest i jak można ją ograniczyć. Rozwód a władza rodzicielska.
2 października 2023
Blog
Kim jest sygnalista i jakie firmy mają obowiązek wdrożenia przepisów dyrektywy o sygnalistach?
Dyrektywa UE 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. dotycząca sygnalistów jest jedną z najważniejszych regulacji Unii Europejskiej ostatnich lat, która ma na celu ujednolicenie prawa państw członkowskich i ochronę osób ujawniających nieprawidłowości i naruszenia prawa w miejscu pracy.
Już teraz coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie przepisów dyrektywy o sygnalistach, ponieważ jest to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów prawa, ale przede wszystkim wyraz budowania przedsiębiorstwa na podstawie istotnych wartości, takich jak etyka pracy i wzmacnianie poczucia bezpieczeństwa wśród pracowników.
W niniejszym artykule dowiesz się, kim jest sygnalista, jakie firmy muszą wdrożyć dyrektywę o sygnalistach oraz jakie korzyści płyną z jej wdrożenia.
Kim jest sygnalista?
Sygnalista (whistleblower) to osoba, która anonimowo ujawnia nieprawidłowości wewnętrzne w firmie. Może to być nie tylko pracownik lub osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej, ale także osoba z zewnątrz, taka jak kontrahent, klient czy podwykonawca. Sygnalistą może być również wspólnik, akcjonariusz, członek zarządu, rady nadzorczej czy praktykant. Zwrot ten pochodzi z angielskiego „to blow the whistle”, oznaczającego dmuchnięcie w gwizdek.
Zgłoszeniu podlegają informacje dotyczące potencjalnych naruszeń przepisów prawa, w tym praw pracowniczych, nadużywania stanowiska i innych nieprawidłowości etycznych, mobbingu, nadużyć finansowych, takich jak defraudacja lub wyprowadzanie środków z przedsiębiorstwa czy zagrożeń dla zdrowia i bezpieczeństwa w pracy.
Jakie obowiązki nakłada na przedsiębiorcę dyrektywa o sygnalistach?
Dyrektywa nakłada na przedsiębiorcę liczne wymagania związane z ochroną osób zgłaszających nieprawidłowości w miejscu pracy. Do głównych obowiązków należy przygotowanie procedur, które umożliwią bezpieczne oraz anonimowe zgłoszenie nieprawidłowości, a także stworzenie ścieżki następczego działania po otrzymaniu zgłoszenia. Rozwiązania te muszą odpowiednio chronić sygnalistę przed potencjalnymi represjami, takimi jak zwolnienie z pracy czy dyskryminacja w środowisku pracy. Najlepiej, aby każdy pracodawca posiadał regulamin zgłoszeń wewnętrznych, który zawiera informacje, takie jak: do kogo i w jakiej formie należy przekazywać zgłoszenia, obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia do rozpoznania, opis działań następczych oraz środki, które będą zastosowane w przypadku potwierdzenia zgłoszenia. Pracodawcy powinni prowadzić również rejestr zgłoszeń oraz podjętych działań, który spełni wymagania dotyczące ochrony danych sygnalistów.
Warto pamiętać, że każda firma powinna odpowiednio edukować pracowników oraz przeprowadzić ciekawą kampanię informacyjną dotyczącą dyrektywy. Nawet najlepsze procedury nie będą miały zastosowania, jeśli pracownicy nie będą ich znali lub nie będą wiedzieli, jak skutecznie z nich korzystać. Warto rozważyć skorzystanie z usług firm zewnętrznych, które oferują gotowe rozwiązania technologiczne oraz marketingowe, wspierające wdrożenie.
Wprowadzenie przepisów zniweluje dotychczasowe obawy osób posiadających wiedzę o naruszeniach. Nie muszą już martwić się o ujawnienie ich tożsamości, zwolnienie z pracy czy chociażby zignorowanie ich zgłoszenia.
Jakie firmy i w jakim terminie muszą wdrożyć dyrektywę o sygnalistach?
Dyrektywa o sygnalistach została wprowadzona w celu ochrony pracowników przed nieprawidłowościami wewnętrznymi w firmie, obejmując sektor publiczny, prywatny oraz organizacje non-profit. Dyrektywa ma zastosowanie w Unii Europejskiej i dotyczy firm zatrudniających co najmniej 50 pracowników.
Przedsiębiorstwa, które zatrudniają mniej niż 50 pracowników, są zwolnione z obowiązku wdrożenia dyrektywy, ale każda firma, niezależnie od wielkości, powinna rozważyć korzyści wynikające z wprowadzenia procedur wewnętrznych dotyczących sygnalistów.
Należy pamiętać, że przepisy dotyczące sygnalistów zakładają trzy różne sposoby zgłaszania nieprawidłowości – wewnętrzny w firmie, zewnętrzny do wyznaczonego organu państwowego oraz poprzez podanie informacji do opinii publicznej. Powyższe rozwiązania sugerują, że każdemu pracodawcy powinno zależeć na tym, aby pracownicy wybierali zgłoszenia wewnętrzne, co pozwoli na szybką reakcję i zminimalizuje straty wizerunkowe. Aby tak się stało, pracownikom należy zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa i zagwarantować im całkowity brak represji.
Dyrektywa unijna zakłada, że przepisy powinny zostać wdrożone w dwóch etapach: do 17 grudnia 2021 r. w podmiotach zatrudniających powyżej 250 osób oraz do 17 grudnia 2023 r. w podmiotach zatrudniających od 50 do 249 osób.
Jakie sankcje przewidziane są za brak wdrożenia dyrektywy o sygnalistach?
Należy mieć na względzie, że przedsiębiorcy, którzy nie wdrożą stosownych przepisów, mogą zostać ukarani dotkliwymi karami finansowymi. Ważne jest, aby procedury zostały wprowadzone w sposób prawidłowy i zgodny z obowiązkami ustawowymi, a nie wyłącznie iluzorycznie i wybiórczo. W przypadku kontroli, weryfikowana będzie wewnętrzna dokumentacja, taka jak regulamin dokonywania zgłoszeń nieprawidłowości i rejestr zgłoszeń, ale także wykorzystane rozwiązania technologiczne oraz poziom poinformowania pracowników.
Przepisy prawa chronią również przedsiębiorcę przed niezasadnymi zgłoszeniami. Osoba, która w sposób celowy oraz świadomy dokona nieprawdziwego zgłoszenia, podlegać będzie odpowiedzialności karnej.
Korzyści wynikające z wdrożenia dyrektywy o sygnalistach. Czy warto ją wdrożyć już teraz?
Wdrożenie dyrektywy o ochronie sygnalistów przyczynia się do budowania poczucia bezpieczeństwa i zaufania wśród pracowników, ponieważ chroni osoby zgłaszające naruszenia przed tzw. odwetem ze strony pracodawcy lub współpracowników. Dzięki konieczności zapewnienia anonimowości, osoba świadoma występujących naruszeń, nie będzie obawiać się ich zgłoszenia, które w innych okolicznościach mogłoby doprowadzić do zwolnienia czy ostracyzmu w środowisku pracy. Odpowiednie procedury mogą również zwiększyć zaangażowanie pracowników w sprawy firmy i poczucie odpowiedzialności za swoje miejsce pracy.
Powyższe prowadzić może również do wzrostu zaufania wśród klientów, ponieważ coraz częściej zwraca się uwagę transparentność oraz etykę działania przedsiębiorstwa przy wyborze kontrahenta. Wdrożenie dyrektywy daje jednoznaczny wyraz działania firmy z poszanowaniem przepisów prawa oraz dbałością o etykę biznesu, które są ważnymi elementami budującymi pozytywny wizerunek przedsiębiorcy.
Prawidłowe wdrożenie dyrektywy o sygnalistach pozwoli na wczesne wykrywanie nieprawidłowości wewnątrz danego podmiotu, co w konsekwencji umożliwi szybką reakcję i może prowadzić do minimalizowania strat finansowych oraz wizerunkowych wynikających z ujawnienia naruszenia. Pozwoli osobom zarządzającym firmą na identyfikację występujących zagrożeń oraz ich unikanie w przyszłości.
Kolejnym, a jednocześnie najważniejszym z punktu widzenia prowadzenia działalności, argumentem przemawiającym za wdrożeniem dyrektywy jest obowiązek jej wdrożenia w przedsiębiorstwach zatrudniających powyżej 50 pracowników. To o czym należy pamiętać i co należy podkreślić, dyrektywa musi zostać wdrożona w sposób prawidłowy i zgodny z przepisami unijnymi oraz krajowymi. Wyłącznie rzetelne przygotowanie procedur i kanałów zgłoszeń, pozwoli na uniknięcie dotkliwych sankcji finansowych.
Dyrektywę warto wprowadzić już teraz pomimo tego, że prace nad polską ustawą nadal trwają, to okres wejścia jej w życie od dnia uchwalenia najprawdopodobniej wyniesie 14 dni (vacatio legis). Należy mieć na względzie, że przygotowanie wewnętrznej dokumentacji oraz procedur musi być dostosowane do danego podmiotu, a często może zająć do kilku miesięcy czy nawet kilkunastu miesięcy w przypadku rozbudowanej struktury organizacyjnej.
Podsumowanie
Dyrektywa o sygnalistach to ważny dokument, który musi zostać wdrożony w dużej części polskich firm. Wdrożenie przepisów jest obowiązkowe dla firm zatrudniających co najmniej 50 pracowników, ale nawet mniejsze przedsiębiorstwa powinny rozważyć wprowadzenie procedur wewnętrznych dotyczących sygnalistów ze względu na wynikające z niej obopólne korzyści.
Przepisy dyrektywy mają na celu nie tylko ochronę sygnalistów, ale także pozwalają na szybkie wykrywanie i identyfikowanie naruszeń występujących w strukturze działalności oraz minimalizowanie strat poprzez wprowadzenie odpowiednich działań następczych.
Jeśli jesteś przedsiębiorcą, który musi wdrożyć dyrektywę w swojej firmie lub rozważasz jej wprowadzenie jako przedsiębiorca zatrudniający poniżej 50 pracowników, ważne jest, abyś zapoznał się z przepisami dyrektywy oraz wdrożył je w sposób prawidłowy i zgodny z obowiązkami ustawowymi. W przypadku potencjalnej kontroli, weryfikowana będzie z pewnością wewnętrzna dokumentacja, ale także wykorzystane rozwiązania technologiczne czy poziom poinformowania pracowników.
Jeżeli potrzebujesz pomocy we wdrożeniu dyrektywy w swojej firmie lub masz dodatkowe pytania, zachęcamy do kontaktu z nami. Jesteśmy gotowi odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania i pomóc wdrożyć dyrektywę w sposób prawidłowy.
Autor: Elżbieta Sandberg
ADWOKAT, PARTNER ZARZĄDZAJĄCY
e.sandberg@kancelaria-sandberg.pl
