Tabela alimentacyjna: czy obowiązuje
5 sierpnia 2025
Zażalenie na postanowienie o umorzeniu w sprawie oszustwa
18 sierpnia 2025
Blog
Jakie są prawa osób, które przekazują dane osobowe Twojej Firmie?
Wszystkie firmy działające na terenie Unii Europejskiej, niezależnie od wielkości i branży, są zobowiązane do stosowania przepisów RODO (Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych) oraz krajowych przepisów. Obowiązują także każdego przedsiębiorcę – od jednoosobowych działalności gospodarczych po spółki prawa handlowego zatrudniające setki pracowników. Każda osoba przekazująca dane osobowe Twojej Firmie ma określone prawa wynikające z tego faktu.
W praktyce jednak, mimo upływu lat, wielu właścicieli firm, menedżerów i osób odpowiedzialnych za dane w organizacjach nadal zadaje sobie pytania związane z prawidłowym przetwarzaniem, a pytania (Czy moja firma rzeczywiście podlega RODO?; Jakie dane osobowe przetwarzam i czy robię to zgodnie z prawem?; Jakie prawa mają moi klienci, pracownicy, kontrahenci – i co muszę z tym zrobić jako przedsiębiorca?) są nie tylko aktualne – są kluczowe z punktu widzenia odpowiedzialności biznesu. W przypadku naruszeń grożą nie tylko kary finansowe, ale również poważne straty wizerunkowe, utrata zaufania klientów czy odpowiedzialność odszkodowawcza.
W tym artykule, omawiamy jedno z najczęściej pomijanych, a jednocześnie najważniejszych zagadnień: Jakie prawa przysługują osobom, które powierzają Twojej firmie swoje dane osobowe – i co jako przedsiębiorca musisz z tym zrobić?
Prawa osób, których dane przetwarzasz – i dlaczego nie możesz ich ignorować
- Prawo dostępu
Każda osoba, której dane przetwarzasz ma prawo uzyskać potwierdzenie, czy jej dane są przetwarzane, jakie konkretnie dane posiadasz, w jakim celu je przetwarzasz, komu je udostępniasz i jak długo przechowujesz.
To podstawowy element transparentności. Jeśli klient nie wie, co się dzieje z jego danymi, może stracić zaufanie do Twojej firmy lub kancelarii. Jasna komunikacja w tym zakresie zapobiega konfliktom i pozwala uniknąć sporów prawnych.
- Prawo sprostowania
Każdy ma prawo zażądać poprawienia błędnych danych lub uzupełnienia informacji niepełnych. Dotyczy to np. zmiany adresu, nazwiska, numeru telefonu.
Przetwarzanie nieaktualnych lub nieprawidłowych danych może skutkować błędami — np. w zawieraniu umów czy rozliczeniach. Dla przedsiębiorców, poza możliwym naruszeniem przetwarzania, to także kwestia reputacji — pokazuje, że dba o rzetelność komunikacji, a aktualne dane to podstawa prawidłowego zarządzania relacjami biznesowymi.
- Prawo usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”)
To prawo umożliwia żądanie usunięcia danych osobowych. Dotyczy np. danych, które nie są już potrzebne, zostały przetwarzane niezgodnie z prawem, lub osoba cofnęła zgodę. Przedsiębiorca musi ocenić, kiedy usunięcie jest możliwe — np. po przedawnieniu roszczeń.
Twoja firma nie może przechowywać danych „na wszelki wypadek”. Działanie zgodnie z zasadą minimalizacji danych zmniejsza ryzyko naruszeń i pozwala uniknąć odpowiedzialności.
- Prawo ograniczenia przetwarzania
Jeśli osoba kwestionuje prawidłowość swoich danych, lub przetwarzanie jest niezgodne z prawem, ale zamiast usunięcia chce jedynie ograniczyć przetwarzanie – może to zrobić. Przedsiębiorca powinien wtedy zawiesić dalsze przetwarzanie danych tej osoby, poza ich przechowywaniem.
Pozwala firmie „zatrzymać” działania na danych do czasu wyjaśnienia sytuacji – co minimalizuje ryzyko popełnienia błędu lub naruszenia prawa.
- Prawo przenoszenia danych
Każda osoba, której dane przetwarzasz ma prawo żądać otrzymania swoich danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu komputerowego (np. CSV, XML, XLS), a także o przesłanie ich do innego administratora.
To prawo podkreśla, że dane należą do osoby, a nie do firmy. Umożliwienie ich przeniesienia pokazuje, że Twoja firma działa uczciwie i zgodnie z RODO.
- Prawo sprzeciwu
Osoba może wnieść sprzeciw wobec przetwarzanie jego danych w określonym celu – np. marketingu bezpośredniego, potrzeb statystycznych czy z powodów związanych z jego szczególną sytuacją – wyjątkiem jest, gdy istnieje uzasadniony, prawnie uzasadniony, nadrzędny cel przetwarzania.
Wysyłanie niechcianych informacji (np. newsletterów z kancelarii) może narazić Cię na skargę do PUODO. Przejrzyste procedury zarządzania zgodami i sprzeciwami chronią firmę przed sankcjami. Prawo do sprzeciwu chroni prywatność, a dbanie o to to także kwestia reputacji – firma, która szanuje prywatność, zdobywa więcej zaufania.
- Prawo cofnięcia zgody
Jeśli dane zostały pozyskane na podstawie zgody (np. newsletter), osoba może ją w każdej chwili cofnąć. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność przetwarzania przed jej cofnięciem.
To pokazuje, że kontrola nad danymi jest po stronie klienta. Twoja firma powinna umożliwiać szybkie i łatwe wycofanie zgody, np. przez link w e-mailu lub prosty formularz. Trudności z tym procesem zwiększają ryzyko skarg i złej opinii.
- Prawo wniesienia skargi
Każda osoba ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uważa, że Twoja firma narusza przepisy o ochronie danych osobowych.
Skarga może prowadzić do kontroli, zaleceń, a nawet kar finansowych. Dla firmy ważne jest nie tylko unikanie takich sytuacji, ale też świadomość, że klienci są coraz bardziej świadomi swoich praw. Transparentność i zgodność z RODO to dziś element przewagi konkurencyjnej.
Co powinieneś zrobić jako przedsiębiorca?
- Zadbaj o przejrzystość – opracuj jasne klauzule informacyjne, politykę prywatności i sposób realizacji praw.
- Zadbaj o mechanizmy realizacji praw osób – spokojne, szybkie reagowanie na żądania dostępu, sprostowania, usunięcia czy przeniesienia danych buduje zaufanie.
Przeszkol zespół – pracownicy muszą wiedzieć, jak reagować na żądania osób, których dane dotyczą. - Zminimalizuj zakres przetwarzania danych – nie gromadź więcej informacji, niż to konieczne.
- Komunikuj rzetelnie – w materiałach, mailach, na stronie podkreśl, że klient ma prawo do kontroli swoich danych i że Twoja firma przestrzega prawa
Podsumowanie
Każda osoba, która przekazuje dane osobowe Twojej firmie – czy to klient, pracownik czy kontrahent – ma określone prawa, które musisz respektować.
Zrozumienie i respektowanie praw osób, które przekazują dane osobowe, to dziś nie tylko obowiązek prawny, ale również element strategii marketingowej i budowania zaufania. Zignorowanie tych praw może kosztować firmę nie tylko karę finansową, ale też straty wizerunkowe i utratę zaufania klientów
Jeśli jesteś przedsiębiorcą, który nie ma jeszcze wdrożonych odpowiednich procedur skontaktuj się z naszą kancelarią, pomożemy Ci przygotować dokumenty zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i zapewnimy, że Twoja firma przestrzega wszystkich norm ochrony danych osobowych.
