Odszkodowanie i zadośćuczynienie za uraz kręgosłupa
29 sierpnia 2025
Uraz kręgosłupa w wypadku samochodowym
4 września 2025
monitoring wizyjny w pracy, monitoring pracowników a RODO, monitoring zakład pracy przepisy, kamery w firmie prawo, monitoring w biurze regulacje, monitoring w pracy a Kodeks pracy, monitoring a prywatność pracowników, monitoring a ochrona danych osobowych, RODO monitoring pracowników, czas przechowywania nagrań monitoring, regulamin monitoringu w firmie, obowiązki pracodawcy monitoring, sankcje za nielegalny monitoring, monitoring w miejscu pracy przepisy 2025, kancelaria adwokacka Katowice
Blog
Monitoring wizyjny w firmie a RODO
Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na instalację monitoringu wizyjnego w swoich firmach. Kamery pojawiają się w biurach, sklepach, halach produkcyjnych czy magazynach, a ich celem jest przede wszystkim ochrona mienia, zapewnienie bezpieczeństwa pracowników oraz kontrola procesów wewnętrznych. Jednak zanim firma wprowadzi takie rozwiązanie, trzeba pamiętać, że monitoring w pracy podlega przepisom RODO i Kodeksu pracy. Niedopełnienie obowiązków w tym zakresie może skutkować poważnymi konsekwencjami – od wysokich kar finansowych po utratę zaufania pracowników i klientów.
Monitoring w zakładzie pracy
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, a dokładniej at. 222 §1 monitoring to szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obraz. Monitoring pracowników czy osób odwiedzających firmę stanowi dane osobowe, a ich rejestracja i przechowywanie to forma przetwarzania danych. Oznacza to, że przedsiębiorca jako administrator danych musi działać zgodnie z zasadami RODO. Monitoring w firmie jest dozwolony, ale wyłącznie w ściśle określonych celach, takich jak:
- bezpieczeństwo pracowników,
- ochrona mienia,
- kontrola produkcji,
- ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa.
Ważne jest, aby monitoring był proporcjonalny i uzasadniony. Kamery nie mogą naruszać prywatności pracowników ani obejmować pomieszczeń socjalnych, toalet czy szatni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji jednego z ww. celu i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa - uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników.
Obowiązki przedsiębiorcy przy wprowadzeniu monitoringu
Wdrożenie kamer wymaga od firmy szeregu działań organizacyjnych i prawnych. Do podstawowych obowiązków należą:
- Określenie celu i zakresu monitoringu – nagrania można wykorzystywać tylko zgodnie z jasno wskazanym celem.
- Informowanie pracowników – osoby zatrudnione muszą otrzymać jasną informację o tym, że monitoring został wprowadzony, dlaczego oraz jak długo nagrania będą przechowywane.
- Oznaczenie stref monitoringu – kamery muszą być widocznie oznaczone tabliczkami lub piktogramami.
- Czas przechowywania nagrań – co do zasady maksymalnie 3 miesiące, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu.
- Dokumentacja RODO – regulamin monitoringu, polityki bezpieczeństwa, klauzule informacyjne i rejestry muszą być zgodne z wymogami ochrony danych osobowych.
Pamiętać również należy, iż w przypadku monitoringu wizyjnego pracodawca ma prawo przetwarzać nagrania wyłącznie w celach, dla których zostały one zgromadzone. Co do zasady, materiały te mogą być przechowywane nie dłużej niż 3 miesiące od dnia ich zarejestrowania. Wyjątkiem od tej reguły jest sytuacja, gdy nagranie może stanowić dowód w postępowaniu – zarówno już toczącym się, jak i takim, którego wszczęcie pracodawca przewiduje. Wówczas okres przechowywania ulega przedłużeniu i trwa do momentu prawomocnego zakończenia sprawy.
Bez spełnienia tych warunków monitoring w firmie może być uznany za niezgodny z prawem.
Jakie sankcje grożą za naruszenia?
Przepisy RODO przewidują bardzo wysokie kary – nawet do 20 milionów euro lub 4% globalnego obrotu przedsiębiorstwa. W praktyce oznacza to, że nieprawidłowo wdrożony monitoring w pracy może być dla firmy ogromnym obciążeniem finansowym.
Dodatkowo pracownicy mogą występować z roszczeniami, jeżeli uznają, że monitoring narusza ich prawo do prywatności. Spory sądowe związane z nieprawidłowym monitoringiem mogą skutkować odszkodowaniami na rzecz zatrudnionych.
Monitoring a wizerunek przedsiębiorcy
Oprócz ryzyka kar warto pamiętać, że monitoring ma również wymiar wizerunkowy. Firmy, które wdrażają transparentne procedury zgodne z RODO, budują zaufanie pracowników, klientów i kontrahentów. Jasne zasady przechowywania nagrań i rzetelne informowanie o monitoringu pokazują, że przedsiębiorca dba o bezpieczeństwo i działa zgodnie z prawem.
Z kolei nadużycia – takie jak nadmierna kontrola pracowników, ukryte kamery czy brak regulaminów – mogą prowadzić do konfliktów wewnętrznych, pogorszenia atmosfery w zespole i kryzysów wizerunkowych na zewnątrz.
Jak wdrożyć monitoring zgodny z prawem?
Aby monitoring w firmie był zgodny z przepisami, warto:
- stworzyć regulamin monitoringu określający cele i zasady jego stosowania;
- przygotować klauzule informacyjne dla pracowników i osób odwiedzających firmę;
- wdrożyć polityki przechowywania i usuwania nagrań;
- zadbać o widoczne oznaczenia obszarów objętych monitoringiem;
- zapewnić regularne szkolenia RODO dla pracowników, które podniosą świadomość i zminimalizują ryzyko naruszeń;
- prowadzić rejestry czynności przetwarzania związanych z monitoringiem.
Takie podejście nie tylko spełnia wymogi prawne, ale także wzmacnia bezpieczeństwo firmy i chroni przedsiębiorcę przed odpowiedzialnością finansową.
Podsumowanie
Monitoring w firmie jest dopuszczalny, ale tylko w granicach określonych przez przepisy RODO i Kodeksu pracy. Właściwe wdrożenie kamer wymaga przygotowania odpowiedniej dokumentacji, poinformowania pracowników i przestrzegania zasad proporcjonalności. Niedopełnienie obowiązków grozi dotkliwymi karami finansowymi oraz sporami sądowymi.
Dlatego przedsiębiorca powinien traktować monitoring nie tylko jako narzędzie bezpieczeństwa, ale również jako element zgodności z prawem i budowania zaufania. Przejrzyste procedury, zgodne z RODO, pozwalają uniknąć problemów i jednocześnie zwiększają wiarygodność firmy w oczach pracowników, klientów i partnerów biznesowych.
Jeśli jesteś przedsiębiorcą, który nie ma jeszcze wdrożonych odpowiednich procedur skontaktuj się z naszą kancelarią, pomożemy Ci przygotować dokumenty zgodne z obowiązującymi przepisami
