Utwór pracowniczy powstaje w ramach stosunku pracy, ponadto, aby zakwalifikować utwór jako utwór pracowniczy musi on zostać stworzony przez pracownika w ramach wykonywania obowiązków służbowych.
Zgodnie z kodeksem pracy pojęcie pracownika dotyczy osoby zatrudnionej na podstawie:
- umowy o pracę,
- powołania,
- mianowania,
- spółdzielczej umowy o pracę.
Utworami pracowniczymi nie są utwory powstałe w wyniku wykonywania:
- umowy zlecenia,
- umowy o świadczenie usług,
- umowy o dzieło
- czy innych umów cywilnoprawnych.
Prawa autorskie w przypadku utworu pracowniczego powstają na rzecz pracownika, jednakże w momencie przejęcia utworu przez pracodawcę - autorskie prawa majątkowe przechodzą na jego rzecz. Przyjęcie utworu pracowniczego dokonuje się poprzez złożenie przez pracodawcę stosownego oświadczenia akceptującego utwór lub po upływie 6 miesięcy od daty dostarczenia utworu przez twórcę, o ile w tym czasie pracodawca nie zgłosił zastrzeżeń ani nie zaproponował zmian czy uzupełnień dotyczących tego utworu. Strony mogą również ustalić inny termin w tej kwestii w ramach umowy. Natomiast pracownikowi w dalszym ciągu przysługują niezbywalne autorskie prawa osobiste, które chronią więź twórcy z utworem.
Utrzymanie autorskich praw osobistych przez pracownika nakłada na pracodawcę pewne obowiązki:
- zgodne z prawem korzystanie z utworu stworzonego przez pracownika,
- utrzymywanie integralności utworu.
Pracownikowi nie przysługuje z tytułu utworu pracowniczego dodatkowe wynagrodzenie, chyba że w umowie strony postanowiły inaczej.
Co do zasady przeniesienie autorskich praw majątkowych na inny podmiot wymaga zawarcia umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Niemniej jednak nie dotyczy to sytuacji utworów pracowniczych.
Jeżeli pracodawca w okresie dwóch lat od daty przyjęcia utworu nie przystąpi do rozpowszechniania utworu przeznaczonego w umowie o pracę do rozpowszechnienia, twórca może na piśmie wyznaczyć pracodawcy odpowiedni termin na rozpowszechnienie utworu. Po bezskutecznym upływie tego terminu prawa uzyskane przez pracodawcę wraz z własnością przedmiotu, na którym utwór utrwalono, powracają do twórcy, chyba że umowa stanowi inaczej. Strony mogą określić inny termin na przystąpienie do rozpowszechniania utworu. W takiej sytuacji pracownik nie jest zobowiązany do zwrotu jakichkolwiek środków finansowych.
W przypadku utworów pracowniczych nie mamy pól eksploatacji, lecz istnieje określenie, że pracodawca nabywa prawa majątkowe w granicach wynikających z celu umowy o prace
i zgodnego zamiaru stron. Oznacza to, że jeżeli pracodawca zajmuje się produkcją zabawek to tylko w tym zakresie te prawa uzyska. Pracownik będzie mógł wówczas stworzyć np. komiks czy ekranizację. Autorskie prawa majątkowe nie przechodzą na wszystkich płaszczyznach – obejmują jedynie te, które są niezbędne pracodawcy zgodnie z zatrudnieniem danego pracownika. Cel umowy o pracę w takim przypadku powinien być jasno określony.
- nabycie przez pracodawcę autorskich praw majątkowych,
- nabycie przez pracodawcę własności przedmiotu, na którym został utrwalony utwór.
Ustanie stosunku pracy nie wpływa na autorskie prawa majątkowe pracodawcy do utworu pracowniczego. Oznacza to, że pracownik nie odzyskuje tych praw po zakończeniu zatrudnienia, a pracodawca utrzymuje swoje autorskie prawa majątkowe do utworu pracowniczego.