Na wstępie należy dokonać rozróżnienia, tj. Rzecznik Praw Pacjenta może podejmować działania zarówno na pisemny wniosek pacjenta, jak również może podjąć działanie bez złożenia wniosku przez pacjenta.
W każdej sytuacji, w której pacjent uważa, że którekolwiek z jego praw jako pacjenta zostało naruszone, może złożyć wniosek do Biura Rzecznika Praw Pacjenta o wszczęcie postępowania wyjaśniającego. Istotną korzyścią jest fakt, że taki wniosek nie podlega opłatom administracyjnym.
Przede wszystkim we wniosku pacjent powinien dokonać szczegółowego opisu sytuacji, która go spotkała, a także powinien dołączyć, w miarę możliwości, dokumentację, która potwierdza zaistnienie przedmiotowego zdarzenia. Taki wniosek, opatrzony odręcznym podpisem należy złożyć w Biurze Rzecznika Praw Pacjenta drogą poczty tradycyjnej.
Po wpływie wniosku do Biura, Rzecznik dokonuje analizy treści wniosku, oceniając czy doszło do naruszenia praw pacjenta. W razie twierdzącej odpowiedzi Rzecznik może podjąć następujące działania:
W wyniku powyższych działań, Rzecznik stwierdza, czy w danym przypadku doszło do naruszenia praw pacjenta. Jeśli tak, informuje o tym zarówno pacjenta, jak i placówkę medyczną („świadczeniodawcę”) oraz wnioskodawcę, jeśli nie jest to ten sam podmiot, którego dotyczy przedstawiony stan faktyczny.
Ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta przewiduje dwie sytuacje,
w których Rzecznik Praw Pacjenta może wszcząć postępowanie bez złożenia wniosku. Po pierwsze w sytuacji, w której sygnał od pacjenta wskazuje, że doszło do naruszenia jego praw jako pacjenta. Po drugie, możliwość wszczęcia postępowania wyjaśniającego bez złożenia wniosku aktualizuje się w sytuacji, w której zdarzenie wskazuje, że potencjalne naruszenie praw pacjenta dotyczyć może większej liczby pacjentów. Z tą różnicą jednak, że w takiej sytuacji Rzecznik nie zainicjuje postępowania wyjaśniającego, a rozpatrzy sprawę z perspektywy możliwości stosowania praktyk naruszających zbiorowe prawa pacjentów.
Jak już zostało zasygnalizowane w poprzednim wpisie, Rzecznik może także wziąć udział w postępowaniu cywilnym, które dotyczy naruszenia praw pacjenta. Istotnym jest, że Rzecznik Praw Pacjenta może zarówno żądać wszczęcia postępowania, jak i dołączyć do już trwającego postępowania cywilnego w zakresie naruszenia praw pacjenta.